Startpunt

Wat is een veilige basis voor AI op het werk?

Een veilige basis begint bij drie vragen: welke productvorm gebruikt de medewerker, welke informatie gaat erin en wie controleert de uitkomst? Dezelfde leverancier kan een persoonlijk account, beheerde teamruimte en API aanbieden met verschillende instellingen en contracten. Een algemene uitspraak als 'deze tool is veilig voor bedrijfsdata' is daardoor te vaag. Teken de werkelijke gegevensstroom van medewerker naar app, eventuele connector, model en opslag. Laat een eigenaar de route en de toegestane taken vastleggen.

Deze gids verbindt de keuzes; de specifieke beheerinstellingen staan in de afzonderlijke handleidingen voor ChatGPT, Claude for Work en Gemini in Workspace. Gebruik de gids niet als juridische vrijgave van een bepaalde verwerking. Bij persoonsgegevens moet de verantwoordelijke de werkelijke taak, gegevens en voorwaarden beoordelen.

Accountvormen

Waarom maakt persoonlijk, team of API verschil?

Bij een persoonlijk account beheert de medewerker doorgaans zelf het account en de instellingen. Een beheerde werkruimte heeft een organisatiebeheerder, ledenregels en vaak andere contractuele afspraken. Een API wordt door eigen software aangeroepen, waardoor de organisatie ook de applicatie, sleutel, logging en gebruikersrechten moet beheren. De verschillen zijn product- en plan afhankelijk. OpenAI onderscheidt ChatGPT Business van de API-gegevenscontroles. Neem de regels van de ene route nooit stilzwijgend over voor de andere.

Anthropic beschrijft dat de Primary Owner van Claude for Work accounts en gegevens kan beheren, en onderscheidt dit van consumentenplannen. Google's Workspace Privacy Hub noemt de kwalificerende edities waarop de beschreven toezeggingen gelden. Leg daarom exact vast: product, plan, organisatieaccount, beheerder, ingeschakelde functies en datum van controle.

Gegevens

Welke informatie mag je invoeren?

Maak een eenvoudige indeling: openbaar materiaal voor experimenten, interne documenten met goedkeuring en vertrouwelijke of persoonlijke informatie die extra beoordeling vraagt. Kijk bij ieder type naar doel, noodzaak, geheimhouding, toegang en bewaartermijn. De Europese Commissie beschrijft voor persoonsgegevens onder meer doelbinding, dataminimalisatie, opslagbeperking en beveiliging. Een zakelijke licentie vervangt deze afweging niet. Wachtwoorden en API-sleutels horen in geen gewone prompt.

Gebruik voor de eerste oefening openbare of fictieve gegevens. Als een echt dossier nodig lijkt, kijk dan in de besliskaart voor bedrijfsgegevens. Noteer welke velden minimaal nodig zijn en wie toestemming voor deze werkwijze geeft. Namen weghalen is geen garantie dat een document anoniem is; combinaties van functie, datum of gebeurtenis kunnen personen herkenbaar maken.

Koppelingen

Waarom verdienen documenten en apps aparte controle?

Een connector vergroot wat een AI-toepassing kan raadplegen of doen. Controleer het gekoppelde account, de brondienst, gevraagde scopes, deelrechten en de mogelijkheid tot intrekken. Test met twee fictieve documenten en twee gebruikersrollen: één persoon mag een document zien, de ander niet. Vraag beide gebruikers hetzelfde en controleer de getoonde bron. Als de toepassing een aparte zoekindex maakt, moeten rechten ook daar worden gehandhaafd. Een promptregel is geen technische autorisatie.

Een e-mail of document kan bovendien tekst bevatten die het model probeert te sturen. OWASP beschrijft prompt-injectie als een risico bij onbetrouwbare invoer, vooral wanneer een assistent tools mag gebruiken. De oefening met een testdocument laat zien hoe je dit zonder echte klantdata beoordeelt. Begin met alleen lezen en laat een mens iedere externe verzending of wijziging bevestigen.

Teamafspraken

Wat moet iedere medewerker weten?

Maak één vindbare pagina met goedgekeurde accountvormen, toegestane gegevens, verboden invoer, controle vóór extern gebruik, eigenaar en meldpunt. Voeg toe hoe iemand een fout antwoord of verkeerde upload meldt. De gids voor een klein team helpt deze regels kort en uitvoerbaar maken. Leg ook vast wie rechten intrekt bij functiewissel en wie een nieuwe connector beoordeelt. Een regel die niet aan een taak of verantwoordelijke is gekoppeld, wordt lastig na te leven.

De EU AI Act vraagt in artikel 4 aandacht voor passende AI-geletterdheid, met oog voor kennis, ervaring en gebruikscontext. Een medewerker die teksten opstelt, oefent daarom broncontrole; een beheerder oefent rechten en accountinstellingen; een proceseigenaar stelt stopgrenzen vast. Laat iedereen één fictief voorbeeld doorlopen voordat echt werk wordt ingevoerd.

Beheer

Wanneer herzie je de veilige basis?

Controleer de afspraken opnieuw bij een nieuw productplan, een nieuwe connector, gewijzigde bronrechten of een andere taak. Vraag niet alleen of de AI 'werkt', maar ook of afgeschermde informatie buiten bereik blijft, antwoorden worden beoordeeld en een fout gemeld kan worden. Bewaar de uitkomst van roltests en de datum van de broncontrole. Als een instelling onduidelijk is, pauzeer de betreffende gegevensstroom totdat de beheerder haar heeft vastgesteld.

Begin bij de inventaris van werkelijk AI-gebruik en loop daarna de drie keuzes langs: accountvorm, gegevensklasse en controlemoment. De uitkomst kan zijn dat een taak in een beheerde omgeving doorgaat, dat een bron eerst wordt opgeschoond of dat een koppeling voorlopig uit blijft. Zo blijft veilig gebruik een werkbare afspraak in plaats van een algemene belofte.

Verantwoording

Bronnen en controle

Auteur
Jesse Dekkers, Redactioneel verantwoordelijke, Palisade. Verantwoordelijk voor de inhoud en actualisering van deze Palisade Kennisgids.
Inhoudelijke controle
Jesse Dekkers op 25 oktober 2026
Werkwijze
Synthetische gids op basis van primaire leveranciers-, EU- en OWASP-documentatie, gecontroleerd op 25 oktober 2026. Geen klantomgeving, tenantinstellingen of juridische naleving beoordeeld.